Wann es kein Modell braucht

Bevor ein Schritt eines Ablaufs ein Modell bekommt, steht eine Frage: Hat die Eingabe schon eine Form, die ein Programm lesen kann? Ob ein Modell auch die Reihenfolge der Schritte wählen soll, ist eine andere Frage, und Agenten und Harness, Kapitel 01 beantwortet sie. Wie ein Ablauf mit Modellschritt gebaut ist, beschreibt Kapitel 01. Dieses Kapitel nimmt sich den einzelnen Schritt vor, am Rechnungseingang aus dem ersten Kapitel.

Die Frage vor jedem Modellschritt

Im ersten Kapitel steht der Modellschritt an der Stelle, für die es keine Regel gibt. Eine Regel braucht eine Eingabe, die sie lesen kann. Eine Rechnung als PDF hat für sie keine Felder, nur Text an wechselnden Stellen. Der Modellschritt bringt diesen Text in feste Felder, und ab dort rechnet wieder das Programm.

Die Frage lässt sich umdrehen. Kommt die Eingabe schon in fester Form an, gibt es nichts zu übersetzen, und der Modellschritt fällt weg. Grundkurs, Kapitel 15 nennt für jede Aufgabenform einen Gegenspieler, der sie besser kann. Beim Herausziehen von Feldern ist es ein Muster im Text, sofern das Format feststeht. Am Rechnungseingang steht das Format seit 2025 für einen Teil der Rechnungen fest, und zwar per Gesetz.

Seit 2025 hat ein Teil der Rechnungen eine feste Form

Das Umsatz­steu­er­ge­setz (externe Seite, gesetze-im-internet.de) unterscheidet seither zwei Arten von Rechnungen. Eine elektronische Rechnung liegt in einem strukturierten Format vor, vom Aussteller bis zum Empfänger, und ein Programm kann sie verarbeiten. Jede andere heißt sonstige Rechnung, ob sie auf Papier kommt oder als beliebige andere Datei.

Was das für die häufigste Form bedeutet, sagt das Finanzministerium in seinen Antworten zur E-Rechnung (externe Seite, bundesfinanzministerium.de): Ein einfaches PDF ist seit dem 01.01.2025 keine E-Rechnung mehr, weil ihm die Struktur fehlt. Als übliche Formate nennt die Seite XRechnung und ZUGFeRD. Für ZUGFeRD gilt das ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Die beiden Formate unterscheiden sich darin, was ein Mensch zu sehen bekommt. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, eine Ansicht als PDF bringt sie laut Ministerium gar nicht mit. ZUGFeRD legt die Rechnungsdaten als XML in ein PDF. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (externe Seite, ferd-net.de), das dieses Format entwickelt, nennt das PDF die Sichtkomponente der Rechnung. Ein Programm liest bei beiden Formaten den XML-Teil, und dafür braucht es kein Modell.

Ausstellen müssen eine E-Rechnung Unternehmen, die einem anderen Unternehmen eine Leistung berechnen, wenn beide im Inland ansässig sind. Wann diese Pflicht tatsächlich greift, regeln Übergangsfristen, dazu unten mehr. Empfangen können muss sie jedes inländische Unternehmen schon seit dem 01.01.2025, und dafür genügt laut Ministerium ein Postfach für Mail. Ob der Empfänger die Datei dann maschinell verarbeitet, überlässt ihm das Ministerium ausdrücklich.

Beschrieben ist hier die Normlage, wie Gesetz und Ministerium sie am 16.10.2026 fassen. Eine Steuerberatung ersetzt das nicht.

Eine Weiche vor dem Modellschritt

Für den Rechnungseingang heißt das: Vor den Modellschritt kommt eine Weiche, die nach dem Format fragt. Bringt die Mail eine XRechnung oder ein PDF mit eingebettetem XML, liest ein Programm die Felder aus der Datei. Die Felder haben dort feste Namen, die Norm nummeriert sie durch, der Gesamtbetrag mit Steuer heißt zum Beispiel BT-112. Erst wenn kein XML dabei ist, geht das PDF an den Modellschritt wie bisher.

Hinter der Weiche laufen beide Wege wieder zusammen. Die Prüfung der Summe, die Freigabe durch einen Menschen und die Buchung sind für beide dieselben. Auch im Weg ohne Modell bleibt die Freigabe an ihrer Stelle, vor dem Buchen.

seitlich verschiebbar

eigene Darstellung nach § 14 UStG und den Antworten des BMF zur E-Rechnung, Stand 16.10.2026

Dieselbe Bauform hat die eigene Texterkennung, die Kapitel 01 als Beispiel nennt: Ab 20 Zeichen eigenem Text wird der Text aus der Datei geholt. Der Bericht leitet daraus eine Arbeitsteilung ab. Wo eine Datei die Zeichen enthält, mit denen sie gesetzt wurde, sagt die Datei, was in einem Feld steht. Bei einer E-Rechnung kommt sogar die Lage der Felder aus der Datei, denn jedes hat dort seinen Namen.

Die Prüfung liegt der Norm schon bei

Im ersten Kapitel rechnet ein Schritt ohne Modell nach, ob Nettobetrag und Steuerbetrag den Gesamtbetrag ergeben. Für eine E-Rechnung muss diese Regel niemand schreiben. Die europäische Norm für elektronische Rechnungen, EN 16931, hat ihre Geschäftsregeln in Schematron gefasst, einer Sprache für Prüfregeln über XML-Dateien. Die Summe steht dort als Regel BR-CO-15: Gesamtbetrag mit Steuer gleich Gesamtbetrag ohne Steuer plus Steuerbetrag.

In der Regeldatei für die Syntax CII (externe Seite, raw.githubusercontent.com) stehen am 16.10.2026 genau 200 solcher Regeln. Jede hat eine eigene Kennung, und alle haben die Stufe fatal. Die Zählung gilt dieser einen Datei. Regeln zu Syntax und Codelisten stehen in weiteren.

Ausführen lassen sich die Regeln mit fertigen Werkzeugen. Die Koor­di­nie­rungs­stelle für IT-Standards, die XRechnung herausgibt, stellt ihren Validator (externe Seite, github.com) als offenen Quelltext bereit. Er erkennt das Format einer XML-Datei, prüft sie gegen Schema und Schematron-Regeln und errechnet am Ende einen Status, ob die Datei angenommen wird. Die Regeln bringt eine Prüfkonfiguration mit, etwa die für XRechnung. Ein Modell kommt an keiner Stelle vor.

Eine Validierung ist laut Ministerium keine unmittelbare Voraussetzung dafür, dass eine Rechnung steuerlich anerkannt wird. Sie hilft aber, fehlende oder unlogische Pflichtangaben zu finden. Was sie übersieht, beschreibt die zweite Ebene.

Wie lange noch PDFs kommen

Wie lange der Weg über das Modell noch Arbeit hat, regeln Fristen. Die Über­gangs­vor­schriften (externe Seite, gesetze-im-internet.de) des Umsatz­steu­er­ge­setzes gelten für Umsätze aus 2025 und 2026. Für sie darf eine Rechnung bis zum 31.12.2026 noch auf Papier kommen. Mit Zustimmung des Empfängers darf sie auch eine andere Datei sein, etwa ein PDF. Für Umsätze aus 2027 gilt das bis zum 31.12.2027, sofern der Aussteller im Vorjahr höchstens 800.000 Euro umgesetzt hat.

Erst danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich Pflicht.

Ein Teil der Rechnungen kommt auch danach ohne feste Form. Das Ministerium zählt Ausnahmen (externe Seite, bundesfinanzministerium.de) auf, für die es keine E-Rechnung braucht, darunter Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Dazu kommen Lieferanten, die im Inland keine feste Niederlassung haben, denn die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. An einem Rechnungseingang mit vielen kleinen Lieferanten bleibt der Weg über den Modellschritt also auf Dauer offen. Wie viel Arbeit er dort hat, zeigt das eigene Postfach: Wer die Rechnungen eines Monats nach ihrem Format zählt, kennt den Anteil.

Was ohne Modell ginge

Bei einer E-Rechnung der ganze Weg bis zur Freigabe: das Format erkennen, die Felder lesen, die Regeln der Norm prüfen. Das Modell bleibt für die Rechnungen, die ohne feste Form ankommen, und davon gibt es auch nach 2027 einen Rest. Ob ein Ablauf diesen Rest mit einem Modellschritt liest oder ein Mensch ihn abtippt, hängt an der Menge.

Die erste Ebene hat die Frage an der E-Rechnung gestellt. Diese Ebene löst sie vom Beispiel. Sie fragt, wo die Ratschläge der Hersteller anfangen, welche Werkzeuge ohne Sprachmodell es gibt und woran man sie wählt. Danach geht es darum, was eine Regel prüft und was ihr entgeht, und was der Modellschritt kostet, wenn man ihn doch nimmt.

Die Stufenleiter der Hersteller beginnt beim Modellaufruf

Anthropic rät im Aufsatz über wirksame Agenten (externe Seite, anthropic.com) zu einer Reihenfolge. Am Anfang stehen einfache Prompts, dann werden sie mit gründlicher Auswertung verbessert. Mehrstufige agentische Systeme kommen erst dazu, wenn das Einfachere nicht reicht. Die unterste Stufe dieser Leiter ist ein Prompt, also schon ein Modellaufruf.

Schritte ohne Sprachmodell kennt der Aufsatz zwischen den Modellaufrufen, etwa als Prüfung im Code an einem Zwischenschritt einer Kette. Bei der Weiche darf das Einordnen auch ein herkömmliches Klas­si­fi­ka­ti­ons­ver­fahren übernehmen. Beides beschreibt Kapitel 01 in der zweiten Ebene.

OpenAI setzt Agenten im Leitfaden (externe Seite, cdn.openai.com) auf Seite 5 dort an, wo herkömmliche deterministische und regelbasierte Verfahren nicht ausreichen. Für die Wahl des Modells empfiehlt der Leitfaden auf Seite 8, zuerst mit dem fähigsten Modell eine Messlatte zu setzen. Danach soll man, wo möglich, kleinere Modelle eintauschen. Auch diese Leiter endet beim kleineren Modell. Unter das Modell führt allein ein Satz auf Seite 6, den Kapitel 01 in der ersten Ebene nennt: Fehlen die Merkmale für einen Agenten, könne eine deterministische Lösung genügen.

Das ist eine Aussage über die Quellen. Beide Hersteller verkaufen Modellaufrufe, und ihre Ratschläge zum einfachsten Weg beginnen bei einem. Die Stufe darunter, ein Schritt ganz ohne Sprachmodell, ist der Gegenstand dieses Kapitels.

Drei Gegenspieler und woran man sie erkennt

Ein Modellschritt hat drei Gegenspieler ohne Sprachmodell. Welcher passt, hängt an der Eingabe.

Der Formatleser. Er liest eine Datei, deren Aufbau feststeht: XML nach einer Norm, JSON aus einer Schnittstelle, eine Tabelle mit festen Spalten. Das Umsatz­steu­er­ge­setz (externe Seite, gesetze-im-internet.de) benutzt für diesen Vorgang selbst ein Wort aus der Datenverarbeitung. Vereinbaren zwei Unternehmen ein eigenes Format, muss es die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben erlauben. Gemeint ist das Auslesen eines Formats durch ein Programm.

Die Regel. Sie prüft eine Bedingung, die sich hinschreiben lässt, etwa die Summenregel BR-CO-15 aus der Regeldatei der Norm (externe Seite, raw.githubusercontent.com). OpenAI zählt im Leitfaden (externe Seite, cdn.openai.com) auf Seite 27 solche Regeln zu den Schutzschichten eines Agenten. Genannt sind Sperrlisten, Längengrenzen für Eingaben und Filter mit regulären Ausdrücken, gedacht gegen bekannte Angriffe. Der Hersteller setzt dort also selbst Regeln neben das Modell, für Fälle, die sich vorher benennen lassen.

Der Klassifikator. Er ordnet ein, nachdem er an beschrifteten Beispielen gelernt hat. Stehen die Klassen fest und liegen genug Beispiele vor, ist er laut dem Beitrag über Ent­schei­dungs­mo­delle die günstigere Wahl. Bei Tabellendaten mittlerer Größe liegen Verfahren mit Ent­schei­dungs­bäumen nach einer Vergleichsstudie vorn, das steht in KI jenseits der Sprachmodelle, Kapitel 04, dritte Ebene.

Ein Klassifikator ist dabei selbst ein Modell, nur ein kleines, für eine einzige Aufgabe trainiertes. Die Frage dieses Kapitels lautet also genauer: Braucht der Schritt ein Sprachmodell, oder genügt ein Formatleser, eine Regel oder ein kleines Modell für genau diese Aufgabe?

Drei Fehlerarten einer E-Rechnung

Was eine Regel sichert, hängt daran, was sie prüft. Das Finanzministerium unterscheidet in seinem Schreiben vom 15.10.2025 (externe Seite, bundesfinanzministerium.de) drei Arten von Fehlern.

• Formatfehler, Randnummer 6a. Die Datei entspricht der zulässigen Syntax nicht. Dann gilt sie als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format, und ein Validator findet den Fehler.
• Geschäfts­re­gel­fehler, Randnummer 6b. Die Datei verletzt eine der Regeln, die logische Abhängigkeiten zwischen den Angaben prüfen. Das Beispiel des Ministeriums ist ein Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum angegebenen Steuersatz passt. Auch diesen Fehler findet die Validierung.
• Inhaltsfehler, Randnummer 35a. Eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe fehlt oder ist falsch. Verletzt der Fehler eine Geschäftsregel, findet ihn die Validierung. Er kann auch ohne Regelverstoß vorliegen, das Beispiel ist ein falscher Steuersatz. Ist der Steuerbetrag zu diesem falschen Satz richtig gerechnet, meldet die Validierung nichts.

In derselben Randnummer 35a zieht das Ministerium die Grenze der Validierung. Sie ersetzt die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, ausdrücklich nicht. Auf ihr technisches Ergebnis darf er sich bei der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns verlassen, und den Bericht der Validierung aufzubewahren, legt das Schreiben nahe.

Dieselbe Grenze zieht Kapitel 01 in der zweiten Ebene für die strukturierte Ausgabe eines Modells. Dort sichert ein Schema die Form der Antwort, und für den Betrag braucht es eine Regel dahinter. Hier sichern Schema und Geschäftsregeln Form und Logik. Für die Richtigkeit braucht es den Menschen, der freigibt, oder einen Abgleich mit dem, was bestellt war. Die Freigabe vor dem Buchen bleibt deshalb auch im Weg ohne Modell.

Was ein Modellschritt je Rechnung kostet

Bleibt die Frage, ob der Weg über das Modell teuer ist. Die Rechnung dazu braucht Annahmen, und sie stehen hier alle. Abgerufen sind Preise und Doku am 16.10.2026.

• Das Modell ist Claude Haiku 5.5, das günstigste Modell im Preisverzeichnis (externe Seite, platform.claude.com) von Anthropic. Es kostet 0,10 US-Dollar je Million Token in der Eingabe und 0,50 je Million in der Ausgabe, solange eine Anfrage unter 100.000 Token bleibt.
• Das PDF. Alle aktiven Modelle nehmen laut Doku (externe Seite, platform.claude.com) PDFs an. Jede Seite geht als Text und als Bild an das Modell. Für den Text nennt die Doku üblicherweise 1.500 bis 3.000 Token je Seite, das Bild wird wie jedes andere Bild berechnet.
• Das Bild. Modelle ab Claude 4.7 rechnen laut Doku zum Bildverstehen (externe Seite, platform.claude.com) in hoher Auflösung, ohne dass man es einschalten muss. Ein Bild kostet dann höchstens 4.784 Token. Haiku 5.5 gehört zu diesen Modellen.
• Die Rechnung hat zwei Seiten, die Anweisung an das Modell 500 Token und die Antwort mit sechs Feldern 300 Token. Diese drei Zahlen sind Annahmen.

Gerechnet wird mit dem oberen Ende beider Angaben. Eine Seite kostet dann 3.000 plus 4.784, also 7.784 Token. Die 3.000 sind das obere Ende der üblichen Spanne, eine sehr dichte Seite kann darüber liegen. Zwei Seiten und die Anweisung ergeben 16.068 Token in der Eingabe, das sind 0,0016 US-Dollar. Die Antwort kostet 0,00015 US-Dollar. Zusammen sind es rund 0,18 US-Cent je Rechnung, für 1.000 Rechnungen rund 1,76 US-Dollar. Über die Sta­pel­ver­ar­bei­tung (externe Seite, platform.claude.com), die Anthropic zum halben Preis anbietet, wird es die Hälfte.

Für die Laufzeit gibt es eine eigene Messung, lokal und mit anderen Modellen. In der eigenen Texterkennung brauchte eine Seite 0,1 Sekunden im Mittel, wenn der Text aus der Datei kam und die Seite keine Grafik hatte. Ein gedruckter Scan brauchte im Mittel 16,5 Sekunden, Stand 07.09.2026. Die Zahlen zeigen den Abstand zwischen Lesen und Erkennen auf demselben Rechner, mit lokalen Modellen.

Bei den Preisen eines kleinen Modells sprechen also andere Gründe für den Weg ohne Modell, und es sind drei:

• Der führende Teil. Bei einer hybriden Rechnung gelten die Angaben im XML, wie die dritte Ebene zeigt.
• Die Nachlesbarkeit. Code verhält sich laut der Doku von n8n deterministisch (externe Seite, docs.n8n.io) und lässt sich durchdenken, ein Modell muss man messen. Kapitel 01 beschreibt das in der zweiten Ebene.
• Die fertigen Prüfregeln. Sie kommen mit der Norm, und niemand muss sie schreiben.

Ein Werkstattbeispiel

Der Bericht über die eigene Diktier-App beschreibt dieselbe Abwägung an gesprochenem Text. Zwischen der Spracherkennung und einem Sprachmodell, das den Text glättet, liegt eine zweite Schicht aus 22 festen Routinen. Sie setzen Diktatkommandos um, normalisieren Zahlen und ersetzen Begriffe aus dem Wörterbuch. Die Schicht mit dem Sprachmodell ist optional.

Der Bericht fasst die Regel dahinter in einen Satz: Was sich deterministisch entscheiden lässt, soll nicht geraten werden. Am Rechnungseingang ist das die Weiche aus der ersten Ebene.

Die beiden Ebenen davor haben die Weiche vor dem Modellschritt beschrieben und gefragt, was eine Regel prüft. Hier geht es um die Stellen, an denen die einfache Weiche nicht reicht. Ein Teil davon liegt im Format selbst, ein Teil in der Frage, wer über eine Datei urteilt.

Wer das Bild liest, liest den falschen Teil

In einer ZUGFeRD-Rechnung liegt dieselbe Rechnung zweimal: das PDF für das Auge und das XML für das Programm. Laut FeRD (externe Seite, ferd-net.de) sollen beide inhaltlich gleich sein. Was gilt, wenn sie es nicht sind, hat sich mit der Pflicht zur E-Rechnung umgedreht. Bis dahin ging bei einer Abweichung der Bildteil vor. Seither sind nach den Antworten des Ministeriums (externe Seite, bundesfinanzministerium.de) die Angaben im strukturierten Teil maßgebend.

Das Schreiben vom 15.10.2025 (externe Seite, bundesfinanzministerium.de) zieht daraus zwei Folgen, in einem neuen Absatz 4a zu Abschnitt 14c.1 des Umsatzsteuer-Anwen­dungs­er­lasses. Weicht der Bildteil in den Rechnungsangaben ab, kann er eine weitere Rechnung sein, für die § 14c UStG zu prüfen ist. Als Anlass nennt das Schreiben etwa einen manipulativen Eingriff. Geringfügige, technisch begründete Abweichungen beanstandet es nicht, etwa Run­dungs­dif­fe­renzen oder eine für die Ansicht gekürzte Leis­tungs­be­schrei­bung. Bedingung ist, dass der Bildteil ein inhaltlich identisches Mehrstück bleibt. Den Vorsteuerabzug gibt es in jedem Fall nur aus dem strukturierten Teil.

Für den Ablauf heißt das: Ein Modellschritt, der die Ansicht einer ZUGFeRD-Rechnung liest, liefert im Zweifel genau die Angaben, die nicht gelten, auch wenn es jede Ziffer richtig liest. Deshalb gehört die Weiche aus der ersten Ebene vor den Modellschritt, auch wenn das Modell PDFs gut liest.

Das Bild hat trotzdem eine Aufgabe. Laut FeRD hat die Finanzverwaltung keine konkreten Prüfpflichten für die Gleichheit beider Teile festgelegt. Auf seiner Seite zu ZUGFeRD (externe Seite, ferd-net.de) empfiehlt das FeRD deshalb Absendern und Ausstellern eigene Prüfmechanismen, im Abschnitt „Inhaltliche Identität“.

Ein Empfänger kann dieselbe Prüfung bauen, als eigene Folgerung aus beiden Quellen. Ein Programm liest das XML, ein Modellschritt liest zusätzlich die Ansicht. Weichen beide in Betrag oder Steuer ab, geht die Rechnung an einen Menschen. Das Modell meldet dann einen Widerspruch, und über die Buchung entscheidet der Mensch.

Wo auch eine E-Rechnung Teile ohne Form hat

Die Norm hat ein festes Datenmodell, und manche Rechnungen passen schlecht hinein. Das Ministerium hat dafür Wege vorgesehen, und an jedem steht ein Teil der Rechnung wieder ohne feste Form.

• Ergänzende Angaben. Was über die Kontrollfunktion hinausgeht, etwa eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen, darf in einem eingebetteten Anhang stehen, auch als PDF (Randnummer 12 des Schreibens vom 15.10.2026 (externe Seite, bundesfinanzministerium.de)). Die Antworten des Ministeriums (externe Seite, bundesfinanzministerium.de) nennen dasselbe Beispiel.
• Bauleistungen. Das Leis­tungs­ver­zeichnis passt laut Schreiben vom 15.10.2026 (externe Seite, bundesfinanzministerium.de), Randnummern 13 und 14, wegen technischer Beschränkungen nicht in das Kern-Datenmodell. Im strukturierten Teil genügen die Gewerke mit ihren Summen, die Aufschlüsselung steht in einer Anlage für Menschen. Zusätzlich darf das Leis­tungs­ver­zeichnis als strukturierte Datei mitkommen, etwa nach dem Standard GAEB. Die Antworten des Ministeriums (externe Seite, bundesfinanzministerium.de) sagen dasselbe.
• Bruttopreise, etwa bei Büchern mit Preisbindung. Für XRechnung und ZUGFeRD gibt es noch kein Format, das vom Bruttopreis ausgeht. Bis zum 31.12.2027 genügen deshalb im strukturierten Teil die Summen je Steuersatz. Die Einzelpositionen stehen in einer Anlage, aus der sich diese Summen ergeben müssen (Randnummern 18 und 19).
• Endrechnungen nach Teilzahlungen. Bis zum 30.06.2030 genügt im strukturierten Teil die Summe der schon gezahlten Teilbeträge im Feld BT-113. Die Einzelheiten dürfen im Freitextfeld BT-22 stehen (Randnummer 3) oder in einem eingebetteten Anhang ohne Struktur (Randnummer 4). BT-22 liegt im strukturierten Teil, sein Inhalt ist freier Text.

Die Steuerangaben selbst bleiben in allen vier Fällen im strukturierten Teil. Alle umsatz­steu­er­li­chen Pflichtangaben gehören dorthin, ein Verweis auf eine Anlage genügt dafür laut Ministerium nicht.

Für den Ablauf heißt das: Wer nur Steuer und Summen braucht, liest das XML und ist fertig. Wer die Einzelpositionen braucht, etwa um eine Bauleistung mit dem Auftrag abzugleichen, hat bei diesen Rechnungen wieder eine Eingabe ohne Form vor sich, es sei denn, eine GAEB-Datei liegt bei. An dieser Stelle gehört ein Modellschritt wieder in den Ablauf, wenn die Menge ihn lohnt. Hinter ihm steht dieselbe Art Prüfung wie in der ersten Ebene: Die Positionen aus der Anlage müssen die Summen im XML ergeben.

Technische und steuerliche Sicht auf einen Regelfehler

Selbst die Frage, ob eine Datei eine E-Rechnung ist, beantworten zwei Stellen verschieden. Das Schreiben vom 15.10.2026 (externe Seite, bundesfinanzministerium.de) stellt beide Sichten in den Randnummern 22 und 23 nebeneinander.

• Technisch verlässt eine Datei die Norm, sobald sie eine einzige Geschäftsregel des Kern-Datenmodells verletzt. Das gilt auch für eine Angabe, die steuerlich keine Rolle spielt.
• Umsatzsteuerlich ist eine Datei mit Geschäfts­re­gel­fehler und ohne Formatfehler prinzipiell eine E-Rechnung. Ordnungsgemäß ist sie, wenn die Pflichtangaben richtig und vollständig darin stehen.

Für steuerliche Fragen ist die technische Sicht laut Schreiben nicht maßgebend. In der Regeldatei der Norm (externe Seite, raw.githubusercontent.com) haben alle 200 Geschäftsregeln die Stufe fatal. Die Datei unterscheidet also nicht nach steuerlicher Bedeutung.

Ein Ablauf, der jede Rechnung mit einem Geschäfts­re­gel­fehler zurückweist, schickt deshalb auch Rechnungen an einen Menschen, die steuerlich in Ordnung sind. Das Ministerium nennt selbst ein Beispiel. Fehlt in einer XRechnung das Pflichtfeld BT-10 für die Referenz des Käufers, ist das ein Geschäfts­re­gel­fehler und umsatzsteuerlich unbeachtlich (Randnummern 6b und 35a des Schreibens vom 15.10.2025 (externe Seite, bundesfinanzministerium.de)).

Daraus folgt eine Bauregel, die der Validator allein nicht trifft:

• Festhalten. Der Ablauf speichert den Bericht der Validierung zur Buchung, mit Format, verletzten Regeln und Ergebnis. Das Aufbewahren legt das Schreiben vom 15.10.2025 in Randnummer 35a ohnehin nahe.
• Unterscheiden. Ein Formatfehler macht die Datei zur sonstigen Rechnung. Ein Geschäfts­re­gel­fehler an einer Pflichtangabe geht an einen Menschen. Einer an einer anderen Angabe wird vermerkt.
• Zuordnen. Welches Feld welche Pflichtangabe aufnimmt, steht in einer Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD. Das Schreiben vom 15.10.2026 empfiehlt sie in den Randnummern 8 und 9.

Wie ein Betrieb das im Einzelnen handhabt, klärt er mit seiner Steuerberatung. Für den Bau gilt: Eine Regel ist so eindeutig wie die Stelle, die festlegt, wann sie zählt.

Wo eine Regel an ihre Grenze kommt

Auch die Regel hat Grenzen, und sie liegen woanders als beim Modell. OpenAI nennt im Leitfaden (externe Seite, cdn.openai.com) auf Seite 6 schwer pflegbare Regelwerke als eines von drei Merkmalen, bei denen sich ein Agent lohnen kann. Gemeint sind Systeme, die durch umfangreiche und verwickelte Regeln unhandlich geworden sind, sodass jede Änderung teuer oder fehleranfällig wird. Das Beispiel dort ist die Sicher­heits­prü­fung von Lieferanten.

In eigenen Aufbauten zeigt sich die Grenze an drei Stellen.

• Eine Wortliste lässt sich umgehen. Der KI-Concierge, ein eigener Sprachassistent, sperrt Themen mit Wortlisten und Mustern. Der Bericht nennt die Vorzüge: schnell, ohne Kosten je Anfrage, und nachlesbar, warum etwas gesperrt wurde. Im selben Absatz steht die Grenze. Wer eine gesperrte Frage anders formuliert, kommt an der Wortliste vorbei.
• Eine Regel prüft nur, was sie zählt. Die eigene Texterkennung liest den Text einer Seite ohne Modell aus der Datei, sobald sie ab 20 Zeichen eigenen Text hat. Woher die Zeichen stammen, prüft die Regel nicht. Von 66 Seiten, die so als Seiten mit eigenem Text galten, waren acht Scans. Ein Scanprogramm hatte über das Bild eine unsichtbare Textschicht aus seiner eigenen Erkennung gelegt.
• Die Fehler stecken in den Regeln. Derselbe Bericht zieht Bilanz: Zwei Stellen der Verarbeitung entscheiden mit einem Modell, und die Fehler der letzten Monate lagen an keiner davon. Sie lagen in einer Zuordnungstabelle, einer Schwelle, einem Filter für dünne Linien, einer Seitendrehung und einer Annahme über Scans.

Fragt die Weiche aus der ersten Ebene nur, ob XML dabei ist, hat sie denselben blinden Fleck wie die Schwelle von 20 Zeichen. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM oder BASIC-WL bringt XML mit und erfüllt laut Ministerium (externe Seite, bundesfinanzministerium.de) trotzdem die Voraussetzungen einer E-Rechnung nicht. Eine Datei mit Formatfehler gilt nach Randnummer 6a des Schreibens vom 15.10.2025 (externe Seite, bundesfinanzministerium.de) als sonstige Rechnung. Die Weiche fragt deshalb den Validator, bevor sie einen Weg wählt. Die Dateiendung allein reicht ihr dafür nicht.

Eine Regel kostet im Lauf fast nichts und in der Pflege viel. Ein Modellschritt kostet im Lauf mehr und braucht eine Sammlung von Testfällen, wie sie Kapitel 01 in der zweiten Ebene beschreibt. Beide brauchen jemanden, der nachsieht.

Rechnungen ohne feste Form nach 2027

Ab Umsätzen aus 2028 enden die Übergangsfristen des Gesetzes, so folgt es aus den Über­gangs­vor­schriften (externe Seite, gesetze-im-internet.de). Auch danach kommt ein Teil der Rechnungen ohne feste Form:

• Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen auf Dauer als sonstige Rechnung kommen.
• Lieferanten, die nicht im Inland ansässig sind, fallen nicht unter die Pflicht.
• Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben, etwa Gebühren, die zugleich Rechnung sind, dürfen bis zum 30.06.2030 als sonstige Rechnung kommen (Randnummer 27 des Schreibens vom 15.10.2026 (externe Seite, bundesfinanzministerium.de)).
• Innerhalb der E-Rechnung bleiben Anhänge mit ergänzenden Angaben, Anlagen bei Bauleistungen und bis Mitte 2030 Freitext oder Anhang für Teilzahlungen.

Wie groß dieser Rest ist, zeigt der eigene Eingang. Gezählt wird nach vier Gruppen: XRechnung, ZUGFeRD mit gültigem Profil, sonstige Datei und Papier. Daraus ergibt sich, ob der Weg über das Modell einen eigenen Bau lohnt oder ob ein Mensch den Rest abtippt. Was geschieht, wenn der Ablauf zwischen Buchen und Ablegen abbricht, beschreibt Kapitel 05.