Was vor der Copilot-Einführung zu klären ist
Neun Handgriffe vor der ersten Lizenz, jeder an der Herstellerdoku belegt: unter anderem Postfachlage prüfen, Berechtigungen aufräumen, Flex-Routing einstellen, Zugang zu Cowork festlegen.
Diese Seite gehört zu Welcher Copilot in welchem Microsoft-365-Paket steckt. Dort steht, was die Erweiterung ist und kostet. Hier steht, was davor zu tun ist. Jeder Punkt hängt an einer Herstellerseite, damit er nachprüfbar bleibt.
Die Erweiterung hieß früher Microsoft 365 Copilot. Am 25. Oktober 2026 heißt sie in Microsofts Doku Microsoft Copilot, die freie Fassung Microsoft Copilot Chat (Voraussetzungsseite (externe Seite, learn.microsoft.com)). Auf den deutschen Preiskarten steht am 25. Oktober 2026 weiter der Name mit 365.
1. Nachsehen, welcher Copilot schon da ist
Vor jeder Kaufentscheidung steht die Bestandsaufnahme. Copilot Chat ist in nahezu jedem Paket enthalten: Nach der Voraussetzungsseite (externe Seite, learn.microsoft.com) steht er allen offen, die ein berechtigtes Abonnement von Microsoft 365 haben. Ohne Aufpreis gibt es außerdem die Stufe Microsoft 365 Copilot (Basic) mit Copilot in Word, Excel, PowerPoint und OneNote, eingeschränkt und ohne Vorrang. Auch Copilot Chat in Outlook kommt ohne Add-on aus und beantwortet nach der Doku zum Datenschutz (externe Seite, learn.microsoft.com) Fragen über Mails, Kalender, Besprechungen, Chats und einen begrenzten Teil der Dateien. Work IQ und die semantische Indizierung über alle Arbeitsdaten bleiben auch dort der Lizenz vorbehalten. Microsofts Übersicht zu Copilot Chat (externe Seite, learn.microsoft.com) fasst es enger: Dort arbeitet Copilot Chat in Outlook und Teams mit dem geöffneten Inhalt. Wer das nicht kennt, bezahlt möglicherweise für einen Teil dessen, was schon läuft.
Für das einzelne Konto gibt es eine Diagnose: Laut der Voraussetzungsseite (externe Seite, learn.microsoft.com) prüft die Diagnose „Copilot License Details“, ob ein Benutzerkonto die Lizenzanforderungen für die Copilot-Funktionen erfüllt.
Am Arbeitsplatz selbst geben die Beschriftungen die Auskunft, die Microsoft seit August 2026 in Word, Excel, PowerPoint, OneNote und der Copilot-Anwendung einblendet. Bis dahin verwies seine Übersicht der Copilot-Fassungen (externe Seite, learn.microsoft.com) auf den Work-IQ-Schalter; heute führt sie drei Lizenzstufen, und von selbst über den Microsoft Graph auf die Inhalte der Organisation greift allein die oberste zu. Welche Produkte sonst noch Copilot heißen und was davon eine eigene Lizenz braucht, steht in Welchen Copilot habe ich.
2. Die Postfachlage prüfen
Der lizenzierte Copilot arbeitet in Outlook auf dem Hauptpostfach in Exchange Online. Dazu kann er Inhalte aus Archiv-, geteilten und Stellvertreterpostfächern verwenden, soweit das Konto darauf zugreifen darf (Voraussetzungsseite (externe Seite, learn.microsoft.com)).
Nur Gruppenpostfächer bleiben außen vor. Wer seinen Schriftverkehr über eine Teamadresse abwickelt, sollte das vor dem Kauf messen.
3. Die Lizenzform prüfen
Geräteweise lizenzierte Installationen fallen heraus: Mit gerätebasierter Lizenzierung von Microsoft 365 Apps for enterprise steht Copilot laut Voraussetzungsseite (externe Seite, learn.microsoft.com) nicht zur Verfügung.
Das betrifft typischerweise Schichtarbeitsplätze und Fertigungsumgebungen, also genau die Bereiche, in denen die Frontline-Pakete verbreitet sind.
4. Die Berechtigungen aufräumen, bevor die Suche sie sichtbar macht
Work IQ zeigt einem Anwender das, was sein Konto sehen darf. Laut Übersicht zu Work IQ (externe Seite, learn.microsoft.com) baut es fortlaufend ein inhaltliches Verständnis über Microsoft 365 und externe Systeme hinweg auf, mit eingebauter Steuerung, die die Berechtigungen beachtet.
Der Satz klingt beruhigend und ist es nur zur Hälfte. Eine zu weit gefasste Freigabe fällt niemandem auf, solange sich niemand durch die Ordner klickt. Eine Suche über den gesamten Bestand findet sie an einem Nachmittag. Der sinnvolle Ablauf ist deshalb: erst die Freigaben auf SharePoint und OneDrive durchsehen, dann Lizenzen verteilen.
5. Damit rechnen, dass die Erfahrung im eigenen Tenant abweicht
Der wichtigste Satz der Voraussetzungsseite (externe Seite, learn.microsoft.com): Wie sich der Chat in Word, Excel und PowerPoint verhält, hängt von der Lizenz des Anwenders und von der Konfiguration des Tenants ab.
Was in einem Vortrag gezeigt wurde, muss im eigenen Tenant erst ankommen. Eine Pilotgruppe mit echten Aufgaben beantwortet das schneller als jede Aufzählung von Funktionen.
Zwei technische Bedingungen stehen auf derselben Seite. Die Domain
*.cloud.microsoft muss ganz freigegeben sein. Und damit Copilot in Word,
Excel und PowerPoint für das Web funktioniert, müssen Cookies von
Drittanbietern zugelassen sein.
6. Das Message Center zur Pflichtlektüre machen
Abschaffungen kündigt Microsoft im Message Center des eigenen Tenants an. Auf
den öffentlichen Seiten erscheinen sie gar nicht. Der Fall der Excel-Funktion
=COPILOT zeigt das: Sie war zum 14. September 2026 zur Abschaltung
angekündigt, und weder die Release Notes noch die öffentliche Vorschauliste
erwähnen es, in den Release Notes auch am 25. Oktober 2026 nicht. Belegstelle ist die Nummer
MC1454373 (externe Seite, learn.microsoft.com).
Wer eine Schulungsunterlage oder eine Arbeitsanweisung auf eine Funktion stützt, braucht deshalb jemanden, der das Message Center liest.
7. Beim Preis mit dem Listenpreis rechnen
Der Aktionspreis ist befristet, und die Ermäßigung gilt nur im ersten Jahr. Microsofts Preisseite (externe Seite, microsoft.com) setzt dafür ein Jahresabonnement voraus.
Eine Kalkulation über drei Jahre rechnet also mit dem Listenpreis. Auf derselben Seite kostet das Monatsabonnement rund ein Fünftel mehr als das jährlich abgerechnete. Auf der Seite für Großunternehmen (externe Seite, microsoft.com) kostet die monatliche Zahlung eines Jahresabonnements 5 Prozent mehr.
8. Das Flex-Routing einstellen, bevor die erste Anfrage läuft
Bei Lastspitzen darf Microsoft Copilot-Anfragen außerhalb der EU Data Boundary verarbeiten lassen, auch in den USA, in Kanada und in Australien. Das betrifft Eingaben, Antworten und die Inhalte, auf die Copilot sich stützt (Liste der laufenden Übermittlungen (externe Seite, learn.microsoft.com)). Gespeichert wird weiter innerhalb der Grenze, bis auf pseudonyme Daten für Sicherheit und Betrieb.
Die Übersicht auf Microsoft Learn (externe Seite, learn.microsoft.com) schreibt dagegen ohne Einschränkung, der Verkehr aus der EU bleibe innerhalb der EU Data Boundary. Das Flex-Routing erwähnt sie nicht. Nach der Doku zum Flex-Routing (externe Seite, learn.microsoft.com) gilt der Satz nur, solange die Einstellung aus ist. Ist sie an, kann die Verarbeitung bei Lastspitzen in den USA, in Kanada oder in Australien stattfinden.
Microsoft nennt die Einstellung Flex routing. Bei berechtigten Mandanten, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist sie voreingestellt an (Doku zum Flex-Routing (externe Seite, learn.microsoft.com)). Ältere Mandanten sollen ihre Einstellung nachsehen. Ändern lässt sie sich jederzeit. Für Copilot und Copilot Chat gilt die Einstellung im Microsoft 365 admin center. Für Dynamics 365, Power Platform und Copilot Studio gilt die im Power Platform admin center.
Wer seinen Kunden einen Verarbeitungsort in der EU zusagt, entscheidet diese Einstellung vor der ersten Lizenz.
9. Für Cowork festlegen, wer in einer Ausgabenrichtlinie steht
Cowork wird zusätzlich zur Lizenz nach Verbrauch abgerechnet. Was das kostet, steht im Hauptbeitrag. Den Zugang gibt eine Ausgabenrichtlinie, die Cowork auswählt. Ein niedriges Limit hält dabei niemanden draußen, auch ein Limit von einem Credit gibt Zugang (Doku zum Zugang (externe Seite, learn.microsoft.com)). Wer jemanden ausschließen will, nimmt ihn aus dem Geltungsbereich der Richtlinie.
Dazu kommt eine Voreinstellung: Ausgabenrichtlinien nehmen neue Dienste von selbst auf (Übersicht zur Abrechnung (externe Seite, learn.microsoft.com)). Wer jeden neuen Dienst erst prüfen will, schaltet das je Richtlinie ab.
Eine zweite Einstellung gilt dem Browser. Cowork kann Aufgaben in Microsoft Edge auf dem Rechner des Anwenders erledigen, mit dessen Anmeldungen. Ob es das darf, schaltet der Admin für den ganzen Mandanten (Verwaltungsdoku (externe Seite, learn.microsoft.com)).
Was sich nicht vorher klären lässt
Ob sich der Kauf lohnt, sagt keine Herstellerseite. Die belastbarste Untersuchung dazu, der Versuch der britischen Regierung mit 20.000 Beschäftigten, beruht auf Selbsteinschätzungen der Teilnehmer, und 17 Prozent von ihnen bemerkten überhaupt keine Zeitersparnis. Belegstelle: Cross-Government Findings Report (externe Seite, assets.publishing.service.gov.uk). Wie das einzuordnen ist, steht ausführlich im Hauptbeitrag.
Praktisch heißt das: eine kleine Gruppe, echte Aufgaben, ein Zeitraum von einigen Wochen, und danach ein Vergleich mit einer Gruppe ohne Lizenz. Das ist aufwendiger als eine Umfrage und beantwortet als Einziges die Frage, die sich stellt.
Quellen
14 Einträge, davon 4 Schlüsselarbeitenalle erreichbar
Erreichbarkeit automatisch geprüft
SchlüsselarbeitDokumentationerreichbar
Microsoft Copilot overview (externe Seite, learn.microsoft.com)
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Microsofts Übersicht über die Copilot-Fassungen. Bis August 2026 lag sie unter der Adresse which-copilot-for-your-organization und beantwortete die Frage, welchen Copilot man vor sich hat; seither leitet jene Adresse per 301 hierher. Mit dem Umzug wurde aus zwei Fassungen eine Staffel von drei Lizenzstufen, und der Work-IQ-Schalter, den die Vorgängerfassung als Erkennungsmerkmal beschrieb, steht nur noch als Nebenbemerkung im Abschnitt zur obersten Stufe (am 30.09.2026 gelesen: „You can turn Work IQ on or off“). Als Erkennungsmerkmal dienen jetzt Etiketten in den Anwendungen. Die Trennlinie blieb, wo sie war: Der Zugriff auf den Microsoft Graph hängt an der Lizenz. Die mittlere Stufe, Microsoft 365 Copilot (Basic), kommt ohne Add-on aus und bringt Copilot in Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Am 09.10.2026 hieß die Anwendung für die freie Fassung dort schon Microsoft Copilot Chat.
SchlüsselarbeitDokumentationerreichbar
Work IQ overview (externe Seite, learn.microsoft.com)
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Die Herstellerdoku zu Work IQ, der Schicht, die Copilot und Agenten an die Daten der Organisation bindet. Wichtig für die Abgrenzung: Sie hält fest, dass der Zugang zur Schnittstelle von der Copilot-Lizenz unabhängig ist und nutzungsabhängig abgerechnet wird, für Lizenzierte aber in allen Copilot-Erfahrungen und Microsofts eigenen Agenten enthalten ist. Eigene und fremde Agenten rechnen auch bei Lizenzierten nach Nutzung ab. Wer Work IQ als das beschreibt, was man nur mit dem Add-on bekommt, widerspricht dieser Seite.
SchlüsselarbeitDokumentationerreichbar
Microsoft Copilot, Pläne und Preise (externe Seite, microsoft.com)
microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Die deutsche Preisseite für die kleineren Pakete. Nennt das Add-on „Microsoft 365 Copilot Business“ mit Listenpreis und Aktionspreis, die Zahlweise je Monat, die Voraussetzung eines Business-Plans und den Zeitraum des Rabatts. Dazu die beiden gebündelten Fassungen mit Business Standard und Business Premium. Alle Preise ohne Umsatzsteuer.
SchlüsselarbeitBericht über nicht öffentliche Unterlagenerreichbar
assets.publishing.service.gov.ukgeprüft 10.11.2026
Der Bericht des britischen Government Digital Service über einen ressortübergreifenden Versuch mit 20.000 Beschäftigten vom 30.09. bis 31.12.2024. Aus ihm stammt die viel zitierte Angabe von 26 Minuten am Tag. Der Bericht legt zugleich offen, dass es sich um Selbsteinschätzungen in Stufen handelt, deren Mittelwert aus den Stufenmitten gebildet wurde und deren oberste offene Stufe auf 60 Minuten gedeckelt ist.
Dokumentationerreichbar
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Microsofts Liste der Dienste, die dauerhaft einen Teil der Daten aus der EU Data Boundary übermitteln, Stand 09.10.2026. Für zugelassene KI-Unterauftragsverarbeiter, ausdrücklich auch Modelle unter dem Betrieb von OpenAI, verarbeitet der Unterauftragsverarbeiter Kundendaten innerhalb der Grenze und darf eine pseudonyme Nutzerkennung oder Sitzungskennung auch in den USA verarbeiten und speichern. Für Copilot in Microsoft 365, Dynamics 365, Power Platform und Copilot Studio können Eingaben und Antworten bei Lastspitzen in den USA, Kanada und Australien verarbeitet werden, wenn der Mandant das zulässt.
Dokumentationerreichbar
Flex routing (EU and EFTA) (externe Seite, learn.microsoft.com)
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Microsofts Doku zur Einstellung Flex routing für Kunden in EU und EFTA. Ist sie an, darf die Verarbeitung durch das Sprachmodell bei Lastspitzen außerhalb der EU Data Boundary stattfinden. Gespeicherte Daten bleiben innerhalb der Grenze, bis auf pseudonyme Daten für Sicherheit und Betrieb. Bei berechtigten Mandanten, die nach dem 25.03.2026 angelegt wurden, ist die Einstellung voreingestellt an. Ändern lässt sie sich im Microsoft 365 admin center und im Power Platform admin center.
Dokumentationerreichbar
How access to Copilot Cowork is determined (externe Seite, learn.microsoft.com)
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Microsofts Doku dazu, wer Cowork benutzen darf. Den Zugang gibt eine Ausgabenrichtlinie, die Cowork auswählt. Ein niedriges Limit in Credits sperrt niemanden aus, auch ein Limit von einem Credit gibt Zugang. Wer jemanden ausschließen will, nimmt ihn aus dem Geltungsbereich der Richtlinie.
Dokumentationerreichbar
Manage Copilot Cowork (externe Seite, learn.microsoft.com)
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Microsofts Verwaltungsdoku zu Copilot Cowork, Stand 14.09.2026: Wer die Anthropic-Modelle abschaltet, behält Cowork und arbeitet mit den GPT-Modellen weiter. Die Seite beschreibt außerdem den lokalen Browser, die Schutzregeln für automatisierte Aufgaben und die Verarbeitung der Dateien in einer vorübergehenden Umgebung.
Dokumentationerreichbar
Usage-based billing with Copilot Credits, overview (externe Seite, learn.microsoft.com)
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Microsofts Übersicht zur Abrechnung nach Verbrauch in Copilot Credits, Stand 02.10.2026. Sie führt die Dienste, die so abgerechnet werden, darunter Copilot Cowork, Copilot Code, Work IQ API und Teams Phone Agent. Ausgabenrichtlinien nehmen künftige Dienste von selbst auf, weil die Einstellung dafür voreingestellt an ist.
Dokumentationerreichbar
Microsoft Copilot requirements (externe Seite, learn.microsoft.com)
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Die Voraussetzungen für den lizenzierten Copilot: Konto in Entra ID, Postfach in Exchange Online, und je Programm eigene Einschränkungen. Nennt ausdrücklich, dass nur Gruppenpostfächer außen vor bleiben, Archiv-, geteilte und Stellvertreterpostfächer dagegen eingeschlossen sind, und dass die Erfahrung in Word, Excel und PowerPoint je nach Tenant und Lizenz abweicht. Am 10.10.2026 hielt die Seite außerdem die Umbenennung fest: Microsoft 365 Copilot heißt jetzt Microsoft Copilot, Microsoft 365 Copilot Chat heißt Microsoft Copilot Chat.
Dokumentationerreichbar
Microsoft Copilot Chat, Privacy and protections (externe Seite, learn.microsoft.com)
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Microsofts Doku zu Datenschutz und Schutzmaßnahmen von Copilot Chat. Sie hält fest, dass der Chat ohne Add-on allein im Web verankert ist, und nennt die Wege, auf denen Inhalte der Organisation trotzdem hineinkommen: im Prompt, über einen geöffneten Inhalt, über Copilot Chat in Outlook und über einen Agenten. Work IQ und semantische Indizierung gibt es nur mit der Lizenz für das Add-on. Dazu vermerkt die Seite die Umbenennung in Microsoft Copilot und Microsoft Copilot Chat und kündigt an, dass Lizenzen und Funktionen in der Übergangszeit noch die alten Namen führen können. Abgerufen am 22.10.2026.
Dokumentationerreichbar
Microsoft Copilot overview (externe Seite, learn.microsoft.com)
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Microsofts Übersicht zu den Copilot-Fassungen auf Learn, früher als eigene Seite zu Copilot Chat geführt. Sie beschreibt Copilot Chat (Basic) als Grundstufe, die berechtigte Lizenzen von Microsoft 365 mitbringen, mit Webdaten und nur begrenztem Zugriff auf Inhalte der Organisation: Sie müssen im Prompt mitgegeben werden, in Outlook und Teams als geöffneter Inhalt vorliegen oder über einen Agenten kommen, der nach Nutzung abgerechnet wird. Die volle Breite über Microsoft Graph und Work IQ bleibt dem Add-on Microsoft 365 Copilot (Premium) vorbehalten. Die Stufe (Pro) führt die Seite nicht mehr. Abgerufen am 05.11.2026.
Dokumentationerreichbar
Microsoft Copilot für Großunternehmen (externe Seite, microsoft.com)
microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Die deutsche Produktseite der Großunternehmensfassung. Sie führt dasselbe Add-on unter dem Namen „Microsoft 365 Copilot“ ohne Zusatz und nennt einen anderen Preis als die Seite für die kleineren Pakete. Belegt damit zugleich die Voraussetzung und die zweite Namensvariante.
Ankündigung des Herstellerserreichbar
learn.microsoft.comgeprüft 10.11.2026
Die Ankündigung, dass die Excel-Funktion COPILOT ab dem 14.09.2026 nicht mehr zur Verfügung steht, rund ein Jahr nach ihrer Einführung. Sie steht als Hinweis MC1454373 im Message Center und damit nur im angemeldeten Tenant; die verlinkte Adresse erklärt, was das Message Center ist und wo es zu finden ist. Der Fall belegt, dass Abschaffungen an Microsofts öffentlichen Kanälen vorbeilaufen.